Dijitalleştirme Nedir? Dijitalleştirme Süreci

Günümüzde kurumların bilgi yönetimi süreçlerinde en çok karşılaştığı kavramlardan biri dijitalleştirmedir. Ancak çoğu zaman dijital arşiv ile karıştırılmaktadır. Oysa dijitalleştirme, dijital arşiv sistemlerinin temelini oluşturan ayrı bir süreçtir.

Bu yazıda dijitalleştirme nedir, nasıl yapılır ve dijital arşivden farkı nedir sorularını net şekilde ele alıyoruz.

Adım Adım Belge Dijitalleştirme Süreci

Profesyonel bir dijitalleştirme projesi, hatasız bir iş akışı gerektirir. İşte bu sürecin temel aşamaları:

1. Hazırlık ve Tasnif

Dijitalleştirilecek belgeler öncelikle fiziksel olarak kontrol edilir. Zımba, ataş ve benzeri metal eklerden arındırılan belgeler, türlerine göre (fatura, sözleşme, personel dosyası vb.) gruplandırılır. Bu aşama, dijitalleşme sürecinin hızını doğrudan etkiler.

2. Tarama (Scanning)

Hazırlanan belgeler, yüksek hızlı ve profesyonel tarayıcılar aracılığıyla dijital ortama aktarılır. Burada en kritik nokta çözünürlük değeridir. OCR (Optik Karakter Tanımlama) sistemlerinin metinleri doğru okuyabilmesi için genellikle 300 DPI çözünürlük tercih edilir.

3. OCR ve Görüntü İyileştirme

Taranan ham görüntüler üzerinde temizleme işlemleri yapılır. Eğrilik düzeltme, kenarları kesme ve pürüzleri temizleme gibi işlemlerle belgenin okunabilirliği artırılır. OCR teknolojisi sayesinde kağıt üzerindeki yazılar, üzerinde arama yapılabilir metinlere dönüştürülür.

4. İndeksleme ve Üst Veri (Metadata) Girişi

Dijital bir arşiv sisteminin can damarı indekslemedir. Belgeye ait tarih, sayı, ilgili kişi veya konu başlığı gibi bilgiler sisteme girilir. Bu sayede binlerce sayfa arasından aranan evraka ulaşmak tek bir anahtar kelimeyle mümkün olur.

5. Kalite Kontrol ve Onay

Sürecin sonunda, taranan görüntü kalitesi ve indeks bilgilerinin doğruluğu uzmanlar tarafından kontrol edilir. Eksik veya hatalı sayfalar varsa süreç tekrarlanır.

6. Dijital Arşiv Sistemine Aktarım

Tüm süreçleri başarıyla tamamlanan dijital kopyalar, güvenli sunuculara Doküman Arşiv Yönetim Sistemlerine (DAYS) aktarılır.

Profesyonel Dijitalleştirme Hizmetlerinin Kurumlara Sağladığı Katma Değer

Dijitalleştirme süreci yalnızca fiziksel belgelerin kopyalanması değildir; kurumun tüm bilgi akışının dijital dünyaya entegre edilmesini kapsayan stratejik bir dönüşümdür. Profesyonel dijitalleştirme hizmetleri, atıl durumdaki verileri aktif, erişilebilir ve yönetilebilir bilgi varlıklarına dönüştürür.

Veri Güvenliği ve KVKK Uyumlu Dijitalleştirme Süreçleri

Dijitalleştirme projelerinde Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (KVKK) standartlarına tam uyum kritik öneme sahiptir. Belgelerin taranması, indekslenmesi ve saklanması aşamalarında veri gizliliği protokolleri uygulanarak yetkisiz erişimlerin önüne geçilir.

Dijital arşiv yönetim sistemleri sayesinde:

• Dosya bazlı yetkilendirme sağlanır

• Erişim kayıtları takip edilir

• Veri güvenliği üst seviyeye çıkarılır

Bu yapı, geleneksel kağıt arşivlere kıyasla çok daha güvenli bir ortam sunar.

Akıllı Arama ve OCR Teknolojisi ile Maksimum Verimlilik

Gelişmiş OCR (Optik Karakter Tanıma) teknolojileri sayesinde basılı belgeler, el yazıları ve yıpranmış dokümanlar dahi yüksek doğruluk oranıyla dijital metne dönüştürülür.

Bu teknoloji ile:

• Belgeler içerik bazlı aranabilir hale gelir

• Bilgiye erişim süresi saniyelere iner

• Operasyonel süreçler hızlanır

Araştırmalar, OCR destekli dijitalleştirmenin kurumlarda verimliliği %40’a varan oranlarda artırdığını göstermektedir.

Felaket Kurtarma ve İş Sürekliliği Avantajı

Fiziksel arşivler yangın, su baskını, nem ve benzeri risklere karşı son derece savunmasızdır. Dijitalleştirilen belgeler ise coğrafi olarak yedeklenerek güvence altına alınabilir.

Bu sayede:

• Olası afet durumlarında veri kaybı önlenir

• Dijital arşivler saniyeler içinde geri yüklenir

• İş sürekliliği kesintisiz devam eder

Sonuç

Dijitalleştirme, modern kurumların dijital dönüşüm yolculuğundaki ilk ve en kritik adımdır. Fiziksel belgelerin profesyonel şekilde dijital ortama aktarılması; veri güvenliği, hız, verimlilik ve sürdürülebilirlik açısından uzun vadeli avantaj sağlar.

Kurumunuzun bilgi varlıklarını dijital dünyaya taşıyarak geleceğe güvenle ilerleyebilirsiniz.

Medoc’tan Altın Tavsiyeler

1. Arşiv Mirasınızı Stratejik Bir Kaynak Olarak Görün. Sadece belge taramak yerine, mevcut fiziksel arşivinizin bir bilgi varlığı olduğunu kabul edin. Bu perspektif, dijitalleştirmeyi yalnızca operasyonel değil, rekabet avantajı yaratan bir süreç haline getirir.

2. Kademeli ve Risk Odaklı Planlama Yapın. Tüm arşivi tek seferde dijitalleştirmek cazip görünse de, öncelikli belge sınıfları ve kritik fonksiyonlardan başlayarak ilerlemek risk azaltır ve değer yaratımını hızlandırır. Bu yaklaşım, KVKK uyumlu süreçler için de daha kontrollü bir geçiş sağlar.

3. Veri Güvenliği Konusunda Sıfır Tolerans Prensibi Benimseyin. KVKK uyumlu dijitalleştirme, sadece belgeyi dijitalleştirmek değil aynı zamanda erişim kontrolü, izlenebilirlik ve denetim kanıtı sağlamaktır. Her işlem, sistem tarafından kaydedilmeli ve gerektiğinde raporlanabilir olmalıdır.

4. Yedekleme ve Felaket Kurtarma Planını Başından Kurgulayın. Dijital ortama geçiş, verilerinizi kaybetmeyeceğiniz anlamına gelmez; tersine doğru bir yedekleme ve coğrafi yedekleme stratejisi olmadan dijital riskler büyür. Bir felaket senaryosunda iş sürekliliğini sağlayacak planlar profesyonel dijitalleştirme projelerinin ayrılmaz parçasıdır.

5. Dijital Arşiv Yönetim Sistemini Entegre Edin. Taradığınız dosyaları depolamak basit depolamadan ibaret değildir. Kullanıcı yetkilendirmeleri, sürüm kontrolü, raporlama ve arama gibi fonksiyonlarla sistemsel bir arşiv mimarisi oluşturmak, dijitalleşmenin gerçek katma değerini ortaya çıkarır.

---