Fiziksel Arşiv mi, Dijital Arşiv mi? Karşılaştırmalı Maliyet Analizi

Modern iş dünyasında hız ve verimlilik, kârlılığın en temel iki sütunudur. Ancak pek çok işletme, operasyonel hızını artırmaya çalışırken arka planda biriken kağıt yığınlarının maliyetini göz ardı eder. Fiziksel arşiv tutmak geleneksel bir yöntem gibi görünse de, günümüzün dijitalleştirme hızı karşısında hem maliyetli hem de riskli bir hale gelmiştir. Peki, kurumunuz için en doğru arşiv yönetimi hangisidir? İşte her iki yöntemin derinlemesine maliyet ve verimlilik analizi.

Kurumlar İçin Dijital Arşiv Ve Doküman Arşiv Yönetimi Çözümü

Fiziksel Arşivin Görünmeyen Ekonomik Yükü

Birçok yönetici, fiziksel arşiv maliyetini sadece dosya ve klasör bedeli olarak görür. Oysa gerçek maliyet tablosu çok daha kabarıktır. Öncelikle, belgeleri saklamak için ayrılan her metrekare bir kira maliyetidir. Özellikle büyükşehirlerdeki ofis kiraları düşünüldüğünde, sadece belgelerin durduğu bir odanın yıllık maliyeti, profesyonel bir dijital arşiv yatırımından çok daha yüksek olabilir.

Buna ek olarak, iş gücü kaybı en büyük "gizli" maliyettir. Bir personelin, binlerce klasör arasından belirli bir sözleşmeyi bulmak için harcadığı 15-20 dakika, yıllık bazda yüzlerce saatlik verimlilik kaybı anlamına gelir. Ayrıca, kağıt belgelerin nem, yangın veya sel gibi felaketlere karşı korunması için gereken özel iklimlendirme ve güvenlik sistemleri de ek bütçe gerektirir.

Dijitalleştirme/ Dijital Arşiv: Yatırım mı, Tasarruf mu?

Dijitalleştirme süreci, başlangıçta bir teknoloji yatırımı gibi görünse de aslında bir tasarruf projesidir. Doküman Arşiv Yönetimi Sistemine geçiş yaptığınızda, kağıt tabanlı operasyonların getirdiği hantallıktan kurtulursunuz.

Dijital bir arşivde;

• Saniyeler İçinde Erişim: İndeksleme sayesinde aradığınız belgeye tek tıkla ulaşırsınız.

• Sıfır Alan Maliyeti: Binlerce metrekarelik fiziksel alan, güvenli bulut sunucularına veya yerel veri merkezlerine taşınır.

• Yüksek Güvenlik ve Yedekleme: Dijital veriler şifrelenebilir ve dünyanın farklı yerlerindeki sunucularda yedeklenebilir. Bu, iş sürekliliği için hayati önem taşır.

Hibrit Arşiv Yönetimi: Geçiş Süreci

Pek çok işletme için fiziksel arşiv tamamen ortadan kalkamaz; çünkü bazı belgelerin (ıslak imzalı sözleşmeler, tapular vb.) yasal saklama süreleri boyunca fiziksel olarak korunması gerekir. İşte burada profesyonel arşiv yönetimi stratejileri devreye girer. "Aktif" olarak kullanılan tüm belgeler dijitalleştirilmeli, sadece yasal zorunluluğu olanlar optimize edilmiş fiziksel alanlarda saklanmalıdır.

Medoc’tan Altın Tavsiyeler

1. Maliyet Karşılaştırması Yapın: Mevcut arşiv odanızın aylık kira bedelini ve oradaki belgeleri yöneten personelin mesai maliyetini hesaplayın. Çıkan sonuç, dijital arşiv sisteminin kendini ne kadar sürede amorti edeceğini size gösterecektir.

2. KVKK Uyumluluğunu Unutmayın: Fiziksel arşivlerde erişim kaydı (log) tutmak imkansızdır. Ancak dijital sistemlerde, hangi belgeye kimin, ne zaman eriştiğini görebilir, KVKK uyumluluğunuzu garanti altına alabilirsiniz.

3. Önce En Çok Kullanılanlardan Başlayın: Tüm arşivi bir günde dijitalleştirmek yerine, operasyonel olarak en çok ihtiyaç duyduğunuz departmanlardan (Muhasebe, İK gibi) başlayarak kademeli bir geçiş yapın.

---