Fiziksel Arşivden Dijital Arşive Geçiş Nasıl Yapılır?

Kurumsal bilgi yönetimi, klasik fiziksel arşivlerin sürdürülebilirlik, erişilebilirlik ve güvenlik bakımından dijital arşiv sistemlerine dönüştürülmesini zorunlu kılıyor. Fiziksel arşivden dijital arşive geçiş, sadece belge tarama değil; iş süreçlerini dönüştüren, verimliliği artıran ve uzun vadeli riskleri minimize eden stratejik bir dijital dönüşüm adımıdır.

Kurumlar Neden Dijitalleşmeli?

Dijital arşiv; fiziksel belgelerin taranarak elektronik ortama aktarılması, indekslenmesi ve güvenli sistemler üzerinde saklanmasını kapsayan bütünsel bir belge yönetimi yaklaşımıdır. Bu sistemler sayesinde kurumlar, dokümanlarına lokasyondan bağımsız olarak hızlı ve kontrollü biçimde erişebilir.

Fiziksel arşivlerde yaşanan belge kaybı, yanlış dosyalama ve erişim zorlukları; dijital arşiv yönetimi ile tamamen ortadan kaldırılabilir. Özellikle yoğun evrak üreten kurumlar için dijital arşiv, operasyonel yükü ciddi ölçüde azaltır.

Adım 1: Ön Hazırlık ve Fiziksel Arşiv Analizi

Dijital arşivleme sürecinin ilk aşaması, mevcut fiziksel arşivin analiz edilmesidir. Belge türleri, saklama süreleri ve kullanım sıklıkları belirlenerek dijitalleştirilecek içerik netleştirilir. Bu analiz, tarama ve indeksleme sürecinin temelini oluşturur.

Adım 2: Doğru Dijital Arşiv Yazılımı Seçimi

Dijital arşiv yazılımı; belgeye hızlı erişim, yetkilendirme ve güvenlik açısından kritik rol oynar. Seçilecek sistemin; indeksleme, gelişmiş arama, yedekleme ve KVKK uyumluluğu sağlaması gerekir.

Adım 3: Belgelerin Sınıflandırılması ve Tarama Süreci

Belgeler, dijital arşive aktarılmadan önce sınıflandırılır. Ardından profesyonel belge tarama hizmetleri ile yüksek çözünürlüklü tarama yapılır. OCR teknolojisi sayesinde belgeler aranabilir hale getirilir.

Adım 4: Meta Veri ve Dijital Arşiv Organizasyonu

Dijital arşiv sistemlerinde meta veri kullanımı, belgeye hızlı erişimin anahtarıdır. Belge adı, tarih, birim ve yetki bilgileri doğru şekilde tanımlanarak dijital arşiv düzeni oluşturulur.

Adım 5: Güvenlik, Yetkilendirme ve KVKK Uyumu

Dijital arşiv çözümleri; erişim yetkileri, log kayıtları ve veri şifreleme ile desteklenmelidir. Özellikle kişisel veri içeren belgelerde KVKK uyumlu dijital arşiv sistemleri yasal bir zorunluluktur.

Adım 6: Eğitim, Destek ve Süreklilik

Teknik süreçler tamamlandıktan sonra kurum içi kullanıcıların eğitilmesi gerekir. Dijital arşiv sistemi, sadece kurulmakla kalmamalı; sürekli destek ve güncellemelerle sürdürülebilir hâle getirilmelidir.

Dijital Arşiv Çözümlerimiz

Belgelerinizi sadece dijitalleştirmek yetmez; doğru yapılandırmak, güvenli saklamak ve ihtiyaç anında erişilebilir kılmak gerekir. Medoc Teknoloji, kurumlara özel tarama, indeksleme ve dijital arşiv yönetimi çözümleriyle arşiv süreçlerini uçtan uca optimize eder.

Ne sağlıyoruz?

• Fiziksel arşivlerin kontrollü ve güvenli dijitalleştirilmesi

• Hızlı erişim için doğru indeksleme ve meta veri yapısı

• KVKK ve mevzuata uyumlu dijital arşiv altyapısı

• Kurumunuza özel ölçeklenebilir sistemler

👉 Dijital arşivinizi sürdürülebilir bir yapıya taşımak için bizimle iletişime geçin.

Medoc’tan Altın Tavsiyeler

• Tüm arşivi aynı anda dijitalleştirmeye çalışmayın.

  Önce aktif kullanılan belgelerden başlamak, geçiş sürecini yönetilebilir kılar.

• Sadece tarama yaptırmak dijital arşiv değildir.

  İndeksleme ve yetkilendirme olmadan dijital dosyalar da zamanla kaosa dönüşür.

• Arşiv yapısını yazılıma değil, sürece göre kurun.

  Yazılım değişir; doğru kurgulanmış arşiv yapısı kalıcıdır.

• KVKK uyumu sonradan eklenen bir detay değildir.

  Yetkilendirme ve erişim politikaları en başta planlanmalıdır.

• Dijital arşiv yaşayan bir sistemdir.

  Güncelleme, bakım ve kullanıcı eğitimi olmadan sürdürülebilir olmaz.

---